Il nostro aiuto per la fatturazione elettronica

i sensi del combinato disposto degli artt. 21, D.P.R. 633/1972 e 2, D.M. 55/2013 una fattura elettronica è un documento:

• emesso e ricevuto in formato elettronico;
• creato esclusivamente in formato XML (eXtensible Markup Language);
• conforme alle specifiche tecniche stabilite dalle autorità competenti;
• firmato digitalmente con una firma elettronica qualificata;
• recante una marca temporale;
• conservato digitalmente (conservazione sostitutiva).

Le fatture XML devono essere trasmesse attraverso la piattaforma informatica denominata Sistema di Interscambio (SDI), gestita dall’Agenzia delle Entrate. La trasmissione tramite SDI attualmente richiede l’utilizzo di un canale di trasmissione che nella maggior parte dei casi si identifica con la PEC o con apposito software.

L’assolvimento degli obblighi di conservazione ai fini fiscali per tutte le fatture elettroniche, avverrà direttamente da parte del Sistema di Interscambio, ma la conservazione elettronica effettuata dai sistemi informatici dell’Agenzia delle Entrate avrà una esclusiva valenza tributaria/fiscale, e non anche civilistica.

Per garantirsi l’opponibilità a terzi dei documenti conservati elettronicamente, in sede civilistica, sarà necessario utilizzare sistemi di conservazione diversi da quelli offerti dall’Agenzia delle Entrate.Il provvedimento AdE n. 89757 del 30 aprile 2018 ha definito le regole tecniche per la corretta predisposizione della fattura elettronica.

La fattura elettronica è recapitata dallo SDI:

• al soggetto cessionario/committente oppure,
• per conto del cessionario/committente, ad un intermediario.

Il recapito può avvenire attraverso le seguenti modalità:

• tramite intermediari abilitati (come lo Studio Martini);
• sistema di posta elettronica certificata, “PEC”;
• con apposite applicazioni internet;
• sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Per consentire allo SDI di recapitare la fattura elettronica alla controparte, l’emittente deve compilare nel file della fattura il campo “CodiceDestinatario” valorizzandolo con il codice numerico di 7 cifre ovvero con il codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche del provvedimento n. 89757/2018 e la PEC del cessionario/committente.

Al fine di prevenire i casi in cui il cessionario/committente Iva non riesca a dotarsi di PEC ovvero non abbia attivato un canale telematico “web service” o FTP con SDI, ovvero non ricorra ad un intermediario in grado di ricevere con tali modalità e per suo conto le fatture elettroniche, queste ultime sono messe a disposizione del destinatario su apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate. In tale ultimo caso, il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare al cessionario/committente che la fattura è acquisibile dalla citata area autenticata. Al momento in cui cessionario/committente prende visione della fattura nell’area autenticata, lo SDI ne dà comunicazione al soggetto trasmittente.

Per agevolare il processo di recapito delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio web per consentire ai soggetti passivi Iva di registrare il canale telematico – una PEC o un codice destinatario - attraverso cui intendono ricevere tutte le proprie fatture di acquisto.

Nel caso in cui la fattura elettronica è destinata ad un consumatore finale o ad un soggetto Iva rientrante nei regimi agevolati di vantaggio o forfettario o dell’agricoltura, l’emittente può valorizzare solo il campo “Codice Destinatario” con il codice convenzionale di 7 zeri (0000000) e la fattura viene recapitata al destinatario attraverso la messa a disposizione del file su apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Sempre con riferimento alle fatture elettroniche tra i privati viene inoltre chiarito che sarà possibile conservare la fattura in formato pdf, non essendo necessario restare fedeli al formato di trasmissione xml.

Sulle operazioni transfrontaliere è stato chiarito che è possibile trasformare le fatture emesse verso l’estero in fatture elettroniche, adempiendo, in questo modo, al previsto obbligo di invio della comunicazione. L’esonero non si estende invece alle fatture elettroniche ricevute dall’estero. In questo caso il codice destinatario sarà costituito da 7 x (xxxxxxx).

Con riferimento alle operazioni ricevute dall’estero gli operatori residenti dovranno quindi trasmettere, in ogni caso, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione, i dati identificativi del cedente/prestatore, i dati identificativi del cessionario/committente, la data del documento comprovante l’operazione, la data di registrazione, il numero del documento, la base imponibile, l’aliquota Iva applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporta l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

Considerando le rilevanti sanzioni applicabili e la complessità in caso di inosservanza degli obblighi previsti, nonché l’imminente decorrenza, consigliamo di iniziare prima possibile a pianificare l’avvio della fatturazione elettronica rivedendo i processi aziendali coinvolti.

Per i clienti con contabilità esterna e per quelli che vedessero gestire la fase iniziale di ricezione ed emissione delle fatture.

Lo Studio Martini ha a disposizione tutti gli elementi per supportare i propri clienti nella gestione del processo, per maggiori dettagli si rimanda all’apposita circolare che a breve vi verrà inviata con i dettagli dei software e dei servizi che lo Studio vi offrirà in modo economico e dinamico per supportarvi in questi nuovi adempimenti.

La gestione tramite intermediario presenta, rispetto alla gestione interna del flusso, diversi vantaggi, in particolare:

• per le fatture passive è possibile fornire ai propri fornitori i codici identificativi dello studio, evitando la ricezione di numerose PEC e gestendo tutto il ciclo delle fatture elettroniche sia clienti che fornitori su una sola piattaforma;
• il cliente che avrà il software Teamsystem offerto tramite lo Studio potrà accedere alla propria area per scaricare e visionare le fatture ricevute in modo semplice e diretto;
• il cliente avrà la possibilità di emettere le fatture elettroniche direttamente tramite un programma fornito dallo Studio;
• una volta create le fatture elettroniche, queste vengono inviate in un ambiente, gestito dall’intermediario ma suddiviso sui singoli clienti, che gestisce tutto il flusso;
• non è necessario alcun accreditamento diretto del cliente presso il Sistema di Interscambio, né la firma digitale del cliente, perché tutto avviene tramite le credenziali già in possesso dello Studio;
• l’archiviazione elettronica viene gestita direttamente attraverso i sistemi dello Studio, senza che il cliente debba intervenire in alcun modo, garantendo il rispetto della normativa.

Come già scritto a breve vi inviaeremo una nuova circolare in merito. Siete invitati successivamente a prendere contatto con lo Studio prima possibile al fine di approfondire l’argomento e scegliere la procedura operativa migliore a seconda delle vostre esigenze.