FAQ – domande frequenti sulla fattura elettronica

Evidenzio che potete trovare molte risposte sul sito agenzia Entrate nell’apposita sezione.

Ecco il link:

 https://assistenza.agenziaentrate.gov.it/ServiziIva/KanaFattElettr.asp?St=61,E=0000000000074290514,K=6641,Sxi=16,Case=Obj(2170),t=faq.tem,templateset=Fatturazione

Di seguito invece proponiamo alcune delle domande piu’ frequenti.

1. Chi è coinvolto nell’obbligo di fatturazione elettronica? L’obbligo riguarda tutti i soggetti residenti, stabiliti nel territorio dello Stato, a esclusione solo di coloro che sono in regime di vantaggio e minimi. Rientrano, quindi, nell’obbligo sia le fatture emesse a soggetti IVA (B2b), sia quelle per i consumatori finali (B2c).
2. Quale formato deve essere utilizzato? Il formato della fattura elettronica deve essere XML conforme all’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, potrà contenere allegati e la dimensione massima non deve superare i 5 MB.
3. Come trasmettere le fatture elettroniche? I canali che possono essere impiegati per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite lo SDI sono essenzialmente tre: web service, che può trasportare singoli file fino a un massimo di 5 MB; FTP, per poter trasportare più file fino a un massimo di 150 MB (quindi più fatture contemporaneamente); PEC, che può trasportare più file fino a un massimo di 30 MB (quindi più fatture in una unica PEC). È utile ricordare che mentre per i primi due canali è necessario accreditarsi e sottoscrivere un apposito accordo di servizio , nel caso di impiego della PEC non è richiesto l’accreditamento.
4. Eventuali intermediari? La fattura elettronica può essere emessa direttamente dal cedente/prestatore, da un terzo che emette per conto del fornitore (per esempio: provider, software house, commercialista, eccetera) . In ogni caso, nel processo di fatturazione elettronica tra privati, le responsabilità relative al contenuto della fattura sono sempre imputabili al cedente/prestatore.
5. In che modo indirizzare correttamente le fatture? Nel processo di fatturazione elettronica tra privati, per inoltrare la fattura elettronica al cessionario/committente, oppure a un terzo destinatario (quali provider, software house, conservatore, commercialista e così via), l’emittente deve inserire nella fattura elettronica l’indirizzo telematico di destinazione e, quindi, compilare il campo <Codice Destinatario> oppure il campo <PECDestinatario>.
6. Come registrarsi allo SDI? Al fine di semplificare l’indirizzamento delle fatture elettroniche al cessionario/committente oppure a un terzo destinatario, è stata prevista la possibilità di registrarsi allo SDI comunicando l’indirizzo telematico scelto per ricevere le fatture elettroniche. In questo modo i soggetti emittenti non dovranno compilare il campo <Codice Destinatario> oppure <PEC-Destinatario>, dato che lo SDI recapiterà le fatture elettroniche riferite alla partita IVA indicata in fattura tramite il canale e l’indirizzo telematico indicato in fase di registrazione. E’ preferibile pero’ usare il Codice Destinatario, e non la PEC.
7. Consumatore finale, regimi forfettari e di vantaggio, produttori agricoli. In questi casi il soggetto emittente, cioè il cedente/prestatore oppure un terzo intermediario, inserisce il solo codice convenzionale “0000000” e lo SDI rende disponibile la fattura elettronica al cessionario/committente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, rilevando però che, se quest’ultimo è un consumatore finale, gli si dovrà recapitare una copia informatica oppure analogica della fattura elettronica.
8. In caso di fatture emesse a soggetti stranieri? Con riguardo alle operazioni transfrontaliere, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture emesse (per esempio: spesometro) se il soggetto IVA inoltra allo SDI la fattura elettronica indicando nel campo <CodiceDestinatario> il codice convenzionale “XXXXXXX”.
9. Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche. È possibile ricercare e consultare le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite lo SDI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello della ricezione del file da parte dello SDI.
10. Quali altri servizi gratuiti sono stati messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate? Al fine di supportare i soggetti IVA ad adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, sono stati previsti diversi servizi gratuiti. In particolare: software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica; procedura web per la predisposizione e trasmissione allo SDI della fattura elettronica oltre che per la loro conservazione digitale, reperibile nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito web dell’Agenzia delle Entrate; applicazioni (iOS e Android) per la predisposizione e trasmissione allo SDI della fattura elettronica, oltre che per la loro conservazione digitale; servizio di generazione di un QRCode utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”. Questi servizi sono utili per espletare alcuni obblighi, ma se ne sconsiglia l’uso “professionale” in quanto comportano numerose problematiche.
11. Per essere tranquilli? Occorre fare delega ad un intermediario autorizzato, ed utilizzare software professionali appositamente progettati per usi intensi, e per garantire la massima sicurezza.
12. Il tracciato XML delle fatture elettroniche B2B è lo stesso previsto per le fatture PA?

Il formato previsto per la fat è l’XML 1.2.1, oggi in uso anche per la PA; rispetto al tracciato XML della fattura PA ci sono differenze che riguardano principalmente la corretta individuazione del destinatario

1. Coloro che sono già in possesso di autorizzazione all’assolvimento del bollo virtuale sulle fatture cartacee, dovranno richiedere una nuova autorizzazione per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale sulle fatture elettroniche che andranno ad emettere dal 2019?

E’ importante non confondere l’assolvimento virtuale con l’assolvimento telematico. Il primo prevede una richiesta di autorizzazione all’Agenzia delle Entrate, la quale fornisce un numero che deve essere indicato in fattura. Questa modalità – tuttavia – può essere applicata esclusivamente ai documenti cartacei, analogici. A partire dal 2014 il decreto del 17 giugno, all’art. 6, ha chiarito che per tutti i documenti informatici aventi rilevanza fiscale, l’unica modalità possibile per assolvere l’imposta di bollo è quella telematica, attraverso la compilazione e la presentazione di un modello F24 entro il quarto mese dalla chiusura dell’esercizio fiscale.

1. Qualora mittente e trasmittente siano lo stesso soggetto, l’informazione deve comunque essere presente in fattura?

Si, certo, perché il trasmittente è il canale censito dal Sistema di Interscambio e quindi ha una valenza diversa da quella dell’emittente o del ricevente stesso. I loro dati compaiono in due distinte sezioni della fattura XML.

1. Qualora si invii al Sistema di Interscambio la fattura elettronica estera, è possibile non fare lo Spesometro?

Sì, perché è quello l’obiettivo: produrre una fattura XML formato Sogei anche per i clienti esteri per evitare così di dovere produrre quello che oggi conosciamo come Spesometro.

1. Questo vale anche per gli acquisti di merce intra-CEE senza bolla doganale?

No, la possibilità di emettere fattura verso un soggetto estero riguarda solo le fatture attive. Per le fatture passive prive di bolla doganale i dati devono essere comunicati attraverso il c.d. Spesometro.

1. L’obbligo di fatturazione elettronica a luglio per i carburanti è stata prorogata a gennaio 2019?

Si.

1. Dal 2019, nel documento rilasciato al cliente privato è corretto indicare che si tratta di una “copia conforme della fattura” (dal momento che solo la fattura nel formato XML è considerata documento originale)?

Si, è corretto.

1. Come potranno adattarsi le micro imprese a questo cambiamento imposto dalla fatturazione elettronica obbligatoria?

Probabilmente è più semplice di quello che può sembrare, non c’è motivo di temere le complicazioni quando ci si può rivolgere a professionisti che si occupano specificatamente di fatturazione elettronica.

Il suggerimento è di cogliere questa occasione come un’opportunità di crescita digitale per la propria attività.

1. La numerazione delle fatture passive dovrà essere consecutiva come per quelle attive?
2. Certo, le fatture attive vengono emesse con numerazione progressiva mentre le fatture passive vengono registrate in ordine cronologico e assumono un protocollo Iva che deve essere registrato e non deve contenere buchi di numerazione. Si ricorda che la protocollazione delle fatture passive rimane, al momento, un obbligo di legge.
3. È obbligatorio conservare a norma tutte le fatture elettroniche, sia attive che passive?

Sì, come definito dalla normativa.

1. È conveniente per le aziende tenere dei sezionali IVA separati in funzione delle fatture che continueranno ad arrivare in formato cartaceo?

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati deve essere colto come l’occasione per dematerializzare tutte le fatture. Il termine di conservazione scade entro il 3° mese dal termine ultimo per l’invio della dichiarazione dei redditi; questo significa che, in presenza di un anno fiscale coincidente con l’anno solare, le fatture emesse nel 2018 dovranno essere conservate al massimo entro dicembre 2019. Perciò, per le imprese che vorranno andare in questa direzione, non sarà obbligatorio separare i sezionali. Per contro, se l’azienda vorrà mantenere fatture in formato cartaceo – ad esempio quelle ricevute da soggetti esteri – allora dovrà istituire un sezionale dedicato, stampare le fatture e conservarle in forma cartacea (non in PDF sui Personal computer perché questa non è una corretta modalità di conservazione, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate).

1. Nel caso in cui la fattura attiva venga scartata, è possibile mantenere gli stessi riferimenti del documento originale (numero documento e data emissione)?

Dipende da quanto tempo è passato da quando la fattura è stata emessa a quando è stata scartata. Ricordiamoci che le regole diventano trasparenti: il momento di trasmissione allo SDI identifica il momento di emissione della fattura e deve quindi coincidere con la data posta sulla fattura. C’è una tolleranza non dichiarata di uno o massimo due giorni, dipende anche da come si comporta il vostro sistema contabile.

1. La fattura estera emessa in divisa (dollari) deve essere convertita in euro per trasmetterla?

Non è necessario perché il tracciato XML accetta tutte le valute.

1. Lo Spesometro continuerà ad esistere per le fatture cartacee?

Lo Spesometro, in quanto tale, cesserà di esistere. Ma lo stesso tracciato sarà utilizzato per comunicare, con cadenza mensile, i dati di tutte le fatture che non passano dal SdI.

1. Come gestire la fatturazione elettronica tra privati per clienti RIBA e ritenute d’acconto?

Per RIBA e ritenute d’acconto esiste la sezione dedicata all’interno dell’XML.

1. È necessario comunicare la fattura al Sistema di Interscambio il giorno della sua stessa emissione?

Si, è corretto.

1. È necessario conservare tutta la PEC oppure soltanto i messaggi rilevanti?
2. Qui prevale un discorso di buon senso. Il Codice Civile impone la conservazione della corrispondenza; va da sé che se ricevo sulla PEC un curriculum di qualcuno che sta proponendo una sua candidatura, questo messaggio non ha una grande rilevanza quindi posso evitare di versarlo in un sistema di conservazione.Tuttavia, se si tratta di comunicazioni rilevanti per l’attività dell’organizzazione, allora il messaggio PEC, completo di ricevuta di consegna completa, dovrà essere versato in un sistema di conservazione a norma
3. È possibile inserire degli “Allegati” (es. DDT) alla fattura in formato XML prima della sua conservazione?

No, è possibile allegare un documento all’interno dell’XML contestualmente alla sua formazione; una volta che l’XML è formato non è più possibile inserire nulla.

1. Come gestire una fatturazione che prevede proforma e poi fattura quietanzata?

Premesso che l’emissione della fattura è unica, in questi casi bisogna utilizzare i tipi documento messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate ed elencati nelle specifiche tecniche di compilazione che si trovano all’indirizzo fatturapa.gov.it. E’ possibile produrre una fattura “proforma” cartacea e, successivamente, produrre la fattura valida ai fini fiscali in formato XML. La data della fattura XML non potrà essere quella della fattura pro-forma, a meno che l’XML non venga prodotto nello stesso giorno

1. Cosa consegnare ad un cliente privato che chiede la fattura su codice fiscale per una riparazione da presentare all’assicurazione: il file XML su una chiavetta?
2. No, è possibile tranquillamente consegnargli la fattura cartacea come si fa adesso. L’importante è che il fornitore produca e trasmetta allo SDI la fattura in formato XML.
3. Qual è la procedura prevista per un cliente estero?

Per un cliente estero la comunicazione dei dati fattura può essere effettuata attraverso l’invio dello “Spesometro” oppure producendo lo stesso file XML fattura che viene prodotto per i propri clienti italiani, valorizzando il campo codice destinatario con XXXXXXX.

1. Anche gli XML del fornitore devono essere sottoposti ad archiviazione sostitutiva?

Si, l’archiviazione digitale è obbligatoria per tutti i documenti informatici.

1. Per l’obbligo di fatturazione elettronica previsto per la filiera dei sub-appaltatori, è necessario che la figura di sub-appaltatore sia specificato nel contratto?

Si.

1. È ancora ammessa la conservazione cartacea su tutte le fatture e non solo sulle fatture estere oppure diventa obbligatoria la conservazione elettronica?

Per le fatture elettroniche la conservazione può essere solo digitale a norma.

Oltre alle FAQ numerate di cui sopra, proponiamo altre domande che riteniamo interessanti per le quali sono state date risposte in appositi forum.

Cos’è il servizio di QR code riferito alla fatturazione elettronica?

E’ un servizio di generazione del QR-Code, previsto dall’Agenzia delle entrate e disponibile sul portale “Fatture e corrispettivi” per agevolare la predisposizione delle fatture elettroniche. Nel QR-code devono essere memorizzati tutti i dati per il corretto indirizzamento della fattura (dati anagrafici del cliente e indirizzo di spedizione delle fatture). E’ un “biglietto da visita” consistente in un codice a barre bidimensionale che può essere salvato in formato PDF o memorizzato su un dispositivo elettronico, dopo di che mostrato al fornitore su carta oppure tramite smartphone o tablet. Grazie all’utilizzo del QR code il fornitore potrà acquisire in automatico e veloce i dati del cliente, compreso l’indirizzo prescelto per il recapito.

La fattura emessa verso un consumatore finale, persona fisica, con codice fiscale va fatta obbligatoriamente in formato elettronico o soltanto in caso ci sia richiesta da parte del cliente?

Il fornitore è sempre tenuto a trasmettere la fattura in formato XML tramite Sistema di Interscambio, anche per i clienti consumatori finali. Quindi, esiste un obbligo a prescindere dalla richiesta del cliente. Per i clienti consumatori finali è obbligatorio inserire in fattura il codice fiscale (nella sezione delle informazioni anagrafiche) e il codice convenzionale “0000000” (nella stringa in cui deve essere inserito il “codice destinatario”). Oltre alla trasmissione del file XML tramite SDI il fornitore deve consegnare direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, salvo che quest’ultimo non vi rinunci.

Una PA può fatturare ad un privato? In tal caso io privato come ricevo la fattura?

Gli enti appartenenti alla PA emettono fattura quando pongono in essere operazioni, cessioni di beni o prestazioni di servizi, rilevanti ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72. Al pari degli altri soggetti economici, a partire dal 1/01/2019, tali fatture dovranno essere elettroniche ed essere trasmesse tramite SDI esattamente come le fatture emesse dai soggetti privati. Pertanto, se il destinatario è un soggetto IVA riceverà la fattura XML al proprio indirizzo telematico (PEC o canale) mentre se è un consumatore finale troverà la fattura nell’area riservata dell’Agenzia delle entrate.

Come faccio ad integrare con IVA una fattura soggetta a reverse charge?

La circolare 13/E del 2 luglio 2018, nel punto 3.1 afferma che la norma introduttiva dell’obbligo di fatturazione elettronica non ha modificato gli obblighi di registrazione delle fatture e specifica che in considerazione della natura elettronica della fattura XML ricevuta tramite SdI, ossia un file non modificabile, qualora sia necessario integrare la fattura per assolvere all’imposta col meccanismo del reverse charge, non essendo possibile scrivere tale annotazione direttamente sul file XML, dovrà essere prodotto un altro documento contenente gli estremi della fattura e i dati necessari per l’integrazione (imponibile, imposta, protocollo acquisti e protocollo vendite). Questo documento, se elettronico, andrà conservato digitalmente come allegato della originaria fattura XML.

Nel caso di rapporti con l’estero, come funziona la fatturazione B2B?

Con la legge di bilancio 2018, a partire dal 1/01/2019 è stato introdotto l‘obbligo per le operazioni transfrontaliere di trasmettere mensilmente all’Agenzia delle Entrate i dati rilevanti ditali operazioni, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione (cosiddetto Esterometro).

Per le operazioni transfrontaliere deve sempre essere fatta la comunicazione?

La comunicazione delle operazioni transfrontaliere è facoltativa per tutte le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le regole stabilite per la FatturaB2B. Per le sole fatture emesse, la comunicazione può essere eseguita trasmettendo al SdI l’intera fattura emessa, in un file nel formato stabilito per la FatturaB2B e compilando solo il campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “XXXXXXX”.

La proroga al 1 gennaio 2019 chi riguarda nella filiera dei carburanti?

La Legge di bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fattura elettronica a partire dal 1/07/2018 per le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori. Questo termine è stato prorogato al 1/01/2019 dal DL 79 del 28 giugno 2018, limitatamente alle cessioni di carburanti per motori ad uso autotrazione rese da impianti stradali di distribuzione; questo significa che l’obbligo permane dal 1/07/2018 per la restante filiera delle cessioni di benzina e gasolio (contratti di netting, grossisti, ecc.).

In che modo viene recapitata la fattura al destinatario?

Dipende da come il destinatario ha deciso di ricevere i file. Dipende dal canale che ha scelto. Se il destinatario ha richiesto un codice destinatario la fattura elettronica verrà trasmessa attraverso il canale che ha registrato presso il sistema di interscambio; altrimenti, se ha scelto di riceverle via PEC, la fattura elettronica, o il lotto di fatture, verranno inviati all’indirizzo PEC indicati.

Anche le autofatture devono essere veicolate attraverso il Sdi?

Sì, per le autofatture valgono le stesse regole di generazione, trasmissione e ricezione  che valgono per le fatture elettroniche. L’autofattura è comunque una fattura, pertanto dovrà essere prodotta in formato XML e veicolata attraverso il Sistema di Interscambio.

Le bolle doganali dovranno essere veicolate tramite Sistema di Interscambio?

L’art. 1 co. 3-bis della legge di bilancio 2018 indica l’obbligo di comunicazione delle operazioni transfrontaliere dal 1/01/2019 con esclusione dei dati delle bollette doganali ricevute. Quindi, gli scambi commerciali che prevedono la formazione di Bollette Doganali non dovranno essere veicolati attraverso il SdI né sotto forma di fattura né mediante il file dati fattura, questo perché i dati delle transazioni doganali verranno invitati direttamente dall’Agenzia delle Dogane all’Agenzia delle Entrate.

Ci sono sanzioni in caso di emissione di una fattura prodotta in formato diverso dall’XML previsto dalla normativa?

La fattura tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, che non sia stata emessa in formato elettronico, dalla data di decorrenza di tale obbligo, si intende non emessa. Conseguentemente sono applicabili le sanzioni di cui all’art. 6 del DLgs. 471/97, che variano dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o si applicano in misura fissa, da 250 euro a 2.000 euro, nel caso in cui la violazione non incida sulla corretta liquidazione del tributo.

Le fatture elettroniche vanno conservate a norma?

Le fatture elettroniche, in quanto documenti nativamente digitali, vanno conservate a norma.
Devono essere conservate quelle veicolate attraverso il Sistema di Interscambio, quindi i file XML firmati digitalmente.
Per conservare a norma le fatture elettroniche bisogna versarle in un sistema di conservazione a norma, secondo quando previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 e al DMEF del 17 giugno 2014.

La data di emissione e la data di ricezione di una fattura elettronica cosa sono?

La data di emissione è la data riportata nella fattura nel modulo Dati Generali dell’XML, è la data del documento, da cui è esigibile l’IVA.

La data di ricezione è la data in cui SDI consegna la fattura al destinatario; nei casi di mancata consegna coincide con la data di messa a disposizione del file nell’area riservata Fatture e Corrispettivi; nel caso in cui il cessionario committente sia un operatore IVA in regime di vantaggio, forfettario o agricolo minimo, il SDI non riuscendo a consegnarla la mette a disposizione nell’area riservata, in questo caso è la data di presa visione del file da parte del cessionario/committente. E’ la data da cui si può detrarre l’IVA.

Nel processo di fatturazione B2B gli intermediari sono previsti?

Sì. Il cedente/prestatore può trasmettere allo SDI le fatture elettroniche attraverso un intermediario e il cessionario/committente può ricevere dallo SDI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso, o indicando tale indirizzo nel servizio di registrazione attivato con l’Agenzia delle entrate.

La fattura elettronica può essere trasmessa solo con la PEC?

No, la PEC è una delle modalità per trasmetterla, ma non è l’unica.
Nel provvedimento, l’Agenzia delle Entrate descrive idonei anche i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, quali la procedura web e l’app; il web service ed il sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP. E’ opportuno utilizzare il CodiceDestinatario.