FATTURAZIONE ELETTRONICA NEL SETTORE PRIVATO, COME FUNZIONA? 

La Legge di Bilancio del 2018 ha introdotto, com’è noto, l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica (FE) a partire dal 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni fra soggetti residenti o stabiliti (l’obbligo è invece già in vigore da luglio 2018 per la cessione di gasolio e benzina per autotrazione, tranne quelle effettuate presso impianti stradali di distribuzione, nonché per i subappalti o subforniture nella filiera degli appalti pubblici).

Con provvedimento dell’Agenzia delle entrate 30 aprile 2018 sono state emanate le specifiche tecniche per l’emissione e la ricezione di dette fatture che deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dalla Sogei (lo stesso già usato per le fatture elettroniche verso la P.A.). L’impatto per gli operatori è particolarmente rilevante giacché cambierà radicalmente molte abitudini e prassi operative sia per le aziende che provvedono in proprio alla gestione degli adempimenti di fatturazione e tenuta della contabilità, sia per quelle che si affidano in tutto o in parte allo studio. Va altresì premesso che il quadro applicativo non risulta ancora del tutto completo, mancando provvedimenti e/o istruzioni per la gestione di molte operazioni particolari (autofatture omaggi/cessioni gratuite, splafonamento esportatori abituali, passaggi interni, estrazioni depositi Iva, etc.) nonché per la protocollazione delle fatture ricevute e l’integrazione di quelle in reverse charge. Ulteriori novità (attualmente al vaglio dei tecnici dell’Amministrazione finanziaria come confermato nell’audizione del 3 ottobre 2018 del direttore dell’Agenzia delle entrate), potrebbero riguardare, in logica distensiva, la definizione dei tempi di trasmissione della fattura e dell’esercizio del diritto alla detrazione.

Soggetti e operazioni interessate

Sono obbligatoriamente interessati tutti i soggetti passivi Iva (indipendentemente dai limiti dimensionali) con la sola esclusione dei contribuenti minimi e forfetari (per i quali l’uso della FE rimane facoltativo, salvo verso la P.A.) e per gli agricoltori in regime di esonero (per i quali la fattura va emessa dal cessionario ancorché non siano ancora state individuate con precisione le modalità in regime di FE). Le operazioni coinvolte sono tutte le cessioni e prestazioni di servizi oggetto di fatturazione fra soggetti residenti o stabiliti senza distinzione di attività (dalla manifattura al commercio, dagli esercenti ai professionisti). Non sono coinvolte invece le operazioni da/per l’estero (cessioni/acquisti intra, esportazioni/importazioni, servizi internazionali) oppure anche interne da/verso i non stabiliti (ancorché identificati direttamente o con rappresentante fiscale, per i quali si veda oltre la tabella) per le quali non sono obbligatorie le nuove modalità. Per dette operazioni (con facoltà di escludere le bollette doganali o quelle in fatturazione elettronica facoltativa) è prevista, invece, l’introduzione di una comunicazione dati fatture (“spesometro trasfrontaliero” o “esterometro”) a scadenza mensile (dal 2019 viene invece eliminato l’attuale spesometro generale semestrale).

Il funzionamento

Il funzionamento può essere sintetizzato nei seguenti 3 punti:

1. la FE deve essere conforme al contenuto e al formato (XML) delineato nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento dell’Agenzia delle entrate n. 89757 del 30 aprile 2018 (i clienti che fatturano in proprio devono quindi in primis assicurarsi che i propri programmi siano implementati nel rispetto di dette specifiche e dei successivi aggiornamenti);
2. l’emittente (il contribuente o un suo intermediario incaricato) trasmette la FE al SdI tramite i canali previsti dal provvedimento (pec, SdiCoop o SdIFtp o tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate);
3. il SdI, effettuati taluni controlli (entro un lasso temporale che può variare da pochi secondi a massimo 5 giorni), recapita le fatture al domicilio informatico scelto dal destinatario (codice destinatario o pec destinatario); le fatture che non superano i citati controlli sono scartate dal SdI e si considerano (fin dall’origine) non emesse (con possibilità di ritrasmissione corretta – senza conseguenze sanzionatorie - se effettuata entro 5 giorni).Cosa cambia del contenuto della fattura?Elemento fondamentale e innovativo del contenuto della fattura in analisi è, però, il domicilio elettronico del destinatario ossia il <CodiceDestinatario> oppure <PecDestinatario> che dovrà essere gestito nelle anagrafiche cliente.  Il codice destinatario (a 7 caratteri) è rilasciato dallo SdI nel caso in cui si scelga di adottare la trasmissione e/o la ricezione delle FE attraverso i canali SdICoop o SdIFtp. Si tratta di canali di dialogo diretto con il SdI/Sogei gestiti sostanzialmente dalle software house che raccolgono dallo SdI tanto il flusso attivo quanto quello passivo delle FE legato al <CodiceDestinatario> in gestione alle stesse (difficile, per chi non è particolarmente esperto, riuscire ad attivare in autonomia detto dialogo). Attraverso specifici servizi, generalmente in ambiente cloud offerti (ovviamente a pagamento) dalle software house specializzate (web service, hub, console telematica, modulo gestione elettronica documentale, etc.), l’operatore può quindi ricevere e trasmettere da/verso il SdI (che di fatto funge da postino) le fatture elettroniche legate alla propria partita Iva. Il citato codice destinatario viene quindi fornito dalla propria software house o da quella dello studio nel caso ci si affidi, in particolare, alla tenuta della contabilità esternamente presso il commercialista.Canale pec e codice destinatario convenzionale “0000000” Altra novità di sicuro rilievo riguarda l’applicazione dell’imposta di bollo che, nei casi in cui sia dovuta (non sono cambiate le casistiche), va assolta esclusivamente secondo la procedura di cui all’articolo 6 D.M. 17 giugno 2014 (va versata cioè con F24 – codice tributo 2501 - entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio). Si tratta quindi di compilare gli appositi campi <BolloVirutale> e <ImportoBollo> presenti nella sezione generale della FE; per l’eventuale scelta di rivalsa sulla controparte andrà comunque inserita apposita riga di addebito dei 2 euro (con natura N1 “escluso” o N2 “non soggetto”). Vanno dimenticate, quindi, le altre modalità vigenti per la fatturazione cartacea (contrassegno o assolvimento virtuale attraverso l’autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle entrate

• I canali di trasmissione (dall’emittente al SdI)
• Ciò premesso, va evidenziato che le soluzioni gratuite dell’Agenzia delle entrate possono rappresentare una soluzione fruibile nel caso di soggetti con limitate esigenze (cioè con emissione di poche fatture all’anno) mentre per la gestione di grossi carichi il ricorso alle soluzioni offerte dalla propria software house appare ineludibile. Allo stato va anche segnalato che se la procedura web contiene la possibilità di gestire tutte le informazioni (campi) previste dalle specifiche tecniche (ma l’utilizzo web può non essere sempre agevole a causa di interruzioni o di caduta della linea), la prima versione del software “stand alone” presenta rilevanti carenze (manca ad esempio la possibilità di inserire le modalità di pagamento nonché, per i professionisti o gli agenti, la gestione del contributo integrativo e della ritenuta d’acconto). Lacune che, tuttavia, dovrebbero essere prossimante colmate.

REGISTRAZIONE DEL CANALE DI RICEZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Un aspetto molto importante legato alla gestione dei nuovi obblighi di fatturazione elettronica estesi anche al settore privato è la registrazione del domicilio elettronico (“CodiceDestinatario” o “PecDestinatario”) in cui il cessionario/committente sceglie di ricevere le fatture emesse dai propri fornitori. A tal riguardo l’Agenzia delle entrate offre la possibilità di registrare detto domicilio attraverso l’apposita funzione presente nell’area web “Fatture e Corrispettivi” (accessibile attraverso le credenziali Fisconline/Entratel, CNS o SPID). Detto domicilio, abbinato alla propria partita Iva, verrà utilizzato come prioritario dal Sistema di Interscambio (SdI) ai fini del recapito della fattura. Tale registrazione (che può anche formare oggetto di modifiche successive) pur non essendo obbligatoria è molto importante poiché consentirà al destinatario di ricevere le fatture in detto recapito a prescindere dalle informazioni e scelte (giuste, sbagliate o successivamente modificate) indicate al fornitore e/o da questi inserite in FE. Tale funzione consente quindi al cessionario/committente di non dover rincorrere comunicazioni a tutti i propri fornitori nel caso di eventuale cambiamento del recapito (nuovo codice destinatario o nuova pec).

La registrazione dell’indirizzo scelto può essere effettuata direttamente dal contribuente se dotato delle citate credenziali per accesso all’area autenticata “Fatture e Corrispettivi” e seguendo le indicazioni di Figura 1 e 2.

Previa sottoscrizione di apposita delega diretta (vedi Figura 3), il servizio di registrazione può essere effettuato da un intermediario purché “qualificato” ai sensi dell’articolo 3, comma 3, D.P.R. 322/1998 (commercialista, consulente del lavoro, etc). I clienti che affidano la tenuta della contabilità allo studio sono pregati di prendere contatto con lo studio per la sottoscrizione di detta delega nonché delle altre opzioni che consentiranno di consultare, acquisire e gestire attraverso l’area autenticata “Fatture e Corrispettivi” le funzioni legate alla gestione della fatturazione elettronica.

 Delega diretta al commercialista (modello allegato al provvedimento Agenzia delle entrate 13 giugno 2018)

A differenza di altri servizi attinenti la fatturazione elettronica (ad esempio la trasmissione) tale servizio non può essere delegato invece ad altri intermediari come ad esempio le software house. 

PRIME FATTURE ELETTRONICHE 2018, CHE FARE?

Cosa devo fare delle fatture elettroniche emesse e ricevute negli ultimi mesi (da luglio) tramite il Sistema di Interscambio (SdI)? Come mi comporto con le FE obbligatorie nei carburanti e subappalti nella filiera dei lavori pubblici, per intenderci, e per quelle che eventualmente ho emesso (lato attivo) o ricevuto (lato passivo) per adozione in via facoltativa della modalità XML/SdI? Come funziona: le posso stampare e conservare su carta o le devo conservare in modo sostitutivo ai sensi del D.M. 17 giugno 2014? E devo adottare numerazioni e registri sezionali come mi è sempre stato suggerito per le fatture elettroniche emesse verso la P.A. o posso adottare quelli ordinari? Questi alcuni dei quesiti che coinvolgono gli operatori in queste settimane. Proviamo a fare il punto premettendo che l’Agenzia delle entrate non ha ancora fornito tutti i chiarimenti che sarebbero stati invece necessari e opportuni.

La circolare n. 13/E/2018

La prima questione (e cioè quella se la fattura che passa per il SdI possa essere stampata e conservata in modo analogico) è sostanzialmente quella posta anche nel quesito di cui al § 3.1 della circolare dell’Agenzia delle entrate n.13/E dello scorso 2 luglio a cui però l’Agenzia, di fatto, non ha risposto spostando bensì la formulazione della risposta sulla registrazione ex articoli 23 e 25, D.P.R. 633/1972. A tal riguardo la circolare precisa, infatti, che le novità in materia di fatturazione elettronica introdotte dalla Legge di Bilancio 2018 non hanno inciso su detti obblighi di annotazione per i quali “restano dunque valide non solo tali disposizioni, ma anche le delucidazioni fornite in passato sulle stesse tramite molteplici documenti di prassi”.

Numerazione sezionale o anche semplicemente registri ordinari?

Il richiamo alla vecchia prassi alimenterebbe, per certi versi, i dubbi se, in presenza di alcune fatture elettroniche, per evitare di dover conservare anche le altre (quelle cartacee) in modo sostitutivo, sia ancora necessario adottare numerazioni e annotazioni sezionali delle fatture elettroniche come spiegato in passato dalla prassi (circolare n. 36/E/2006, § 5.3; risoluzione n. 161/E/2007; risoluzione n. 267/E/2007). Ciò premesso pare, tuttavia, che tale accorgimento non sia più necessario considerato il diverso tenore del nuovo decreto sulla conservazione sostitutiva (D.M. 17 giugno 2014) che, a differenza del precedente (D.M. 23 gennaio 2004 e circolare n. 45/E/2005), non richiede espressamente l’obbligo di operare, per periodo d’imposta, la medesima modalità di conservazione per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria. Va da sé che l’adozione di sezionali è comunque sicuramente possibile e, dal punto di vista prudenziale, consigliabile.

Basta la stampa o serve la conservazione a norma?

In merito a quest’altra questione si ritiene che, fino a fine 2018, l’obbligo o meno di conservare a norma le fatture elettroniche dipenda dalla natura obbligatoria o facoltativa dell’emissione della fattura stessa. Dal 1° luglio, com’è noto, l’obbligo di emissione della fattura elettronica decorre in via anticipata per subappalti e le subforniture nella filiera degli appalti pubblici nonché per le cessioni di benzina e gasolio per autotrazione tranne quelle effettuate presso impianti di distribuzione stradale (articolo 1,comma 917, L. 205/2017). Al di fuori di questi casi dovrebbero potersi ritenere ancora valide le precisazioni fornite con la circolare n. 18/E/2014 secondo le quali:

(i) il ricorso alla FE è subordinato all’accettazione (ancorché non sia necessario un accordo formale) da parte del destinatario (articolo 21, comma 1, D.P.R. 633/1972);

(ii) non vi sono vincoli di simmetria (fra fornitore e cliente) e la materializzazione, su carta, con conservazione analogica (cartacea) rappresenta un comportamento concludente del destinatario circa la sua intenzione di non accettare la fattura come elettronica (§ 1.5);

(iii) anche se il destinatario non accetta tale processo, la fattura rimane tuttavia elettronica in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione sostitutiva da parte di quest’ultimo (§ 1.1).

Non sembra vi debbano essere dubbi, invece, circa il fatto che le fatture emesse per obbligo normativo (ad esempio subappalti nella filiera dei lavori pubblici dal 1° luglio 2018) debbano essere conservate in modo sostitutivo a norma, tanto dal fornitore quanto dal cessionario/committente soggetto passivo in forza dell’articolo 29, comma 3 – secondo periodo – del D.P.R. 633/1972. Anche in considerazione del fatto che in tal caso il cessionario/committente non può esimersi dal “pretendere” la fattura elettronica (pena l’obbligo di attivare l’autofattura denuncia ex § 6 del provvedimento), si ritiene che detta fattura debba essere conservata a norma anche dal destinatario (l’appaltatore), tanto più che, dal 1° luglio, l’Italia è stata autorizzata (Decisione UE 2018/593), non solo a imporre l’obbligo della fattura elettronica ma, anche, a disporre che l’uso delle fatture elettroniche non sia subordinato all’accordo con il destinatario.

Ciò detto non sempre è comunque facile distinguere quando la fattura è stata emessa elettronica per obbligo oppure per scelta dell’emittente (si veda la tavola a seguire).

Termini per la conservazione sostitutiva a norma

Si ricorda, infine, che la conservazione sostitutiva a norma va effettuata entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi (D.M. 17 giugno 2014 e risoluzione n. 46/E/2017). Per le fatture del 2018 (considerato che la scadenza della dichiarazione dei redditi 2018 sarà – salvo modifiche – il 31 ottobre 2019) la conservazione dovrà essere conclusa entro il 31 gennaio 2020. Si evidenzia anche la possibilità di effettuare la conservazione sostitutiva a norma delle fatture XML transitate per il SdI sfruttando (previa attivazione) il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate 

IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE GRATUITA DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

Le fatture elettroniche XML emesse dal 1° gennaio 2019 saranno sicuramente soggette all’obbligo di conservazione a norma, tanto per l’emittente quanto per il cessionario/committente che le riceve attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Analoghe considerazioni valgono, in via anticipata, per quelle obbligatoriamente emesse in formalità elettronica dal 1° luglio 2018 nei seguenti casi:

“a) cessioni di benzina o di gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori a eccezione delle cessioni di carburante per autotrazione presso gli impianti stradali di distribuzione, per le quali il comma 920 si applica dal 1° gennaio 2019;

1. b) prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un'Amministrazione pubblica”.

Ciò premesso, ferma restando la possibilità di ricorrere a soluzioni di mercato, si evidenzia che l’Agenzia delle entrate offre la possibilità di attivare un servizio gratuito che permette la conservazione per 15 anni delle fatture XML che transitano attraverso il SdI. Per attivare tale servizio è necessario concludere l’apposito accordo di servizio con l’Agenzia delle entrate (accordo che dura 3 anni ed è rinnovabile) attraverso l’area autenticata “Fatture e Corrispettivi”.

Come specificato nel manuale del servizio di conservazione (nuova versione disponibile dal 2 luglio 2018 e scaricabile in detta sezione assieme al citato accordo):

• la conservazione delle fatture elettroniche (sia attive sia passive) che transitano per il SdI avverrà in modalità implicita e automatica (a prescindere che la fattura sia elettronica per obbligo o per scelta)[4];
• per quanto transitato ante attivazione è comunque possibile fruire del servizio con modalità manuale (upload) ricordando di rispettare i termini di normativa (vedi Figura 3).

La normativa prevede che il processo di conservazione debba avvenire (concludersi) entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta della fattura (D.M. 17 giugno 2014 e risoluzione n. 46/E/2017). In sostanza, per le fatture elettroniche del 2018, c’è tempo fino al 31 gennaio 2020 (3 mesi dalla dichiarazione redditi del 2018 in scadenza – salvo modifiche – il 31 ottobre 2019).

Chi è già abilitato con il fisco telematico (Entratel o Fisconline) oppure e dotato di credenziali CNS o Spid, può attivare l’accordo di servizio con pochi semplici passaggi. Bastano pochi click, un’unica volta (vedi Figure da 1 a 3).

L’attivazione è comunque possibile anche attraverso un intermediario, previa delega diretta conforme al modello contenuto nel provvedimento dell’Agenzia delle entrate del 13 giugno 2018 (vedi Figura 4).

Si evidenzia che il servizio di conservazione dell’Agenzia delle entrate riguarda solo le fatture in formato XML transitate per il SdI (non accetta eventuali altri format quali, pdf, jpg, txt). Per le altre in formato analogico (ad esempio quelle da/per l’estero) non esistono obblighi di conservazione sostitutiva.

Appare utile evidenziare, infine, come non risultano esservi motivi per rinunciare all’opportunità di attivare il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate anche laddove si scelga di fruire comunque delle soluzioni (a pagamento) offerte dalle software house o dai gestori in outsourcing. Soluzioni, quelle di mercato, che spesso prevedono condizioni generali che tendono a ostacolare eventuali recessi. Fra le condizioni generali dei servizi di mercato non è raro osservare infatti clausole che, in caso di recesso, prevedono la cancellazione degli archivi entro pochi giorni (ad esempio 45) dalla cessazione del contratto (si ricordi che le fatture – civilisticamente – vanno conservate per almeno 10 anni). 

Nei prossimi giorni lo Studio vi contatterà direttamente per proporre adeguate soluzioni tecniche.